DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI: FACCIAMO CHIAREZZA!

INTRODUZIONE

Come spesso avviene, l’eccesso di informazioni e il continuo moltiplicarsi dei servizi offerti da esperti, consulenti, partner, porta all’Overloading Information.
Il tema della digitalizzazione non fa eccezione.

Digital Transformation, Digitalizzazione aziendale, Digitalizzazione dei processi.

Il campo di applicazione della tematica “trasformazione digitale” è certamente molto vasto, volto a portare ad una graduale sostituzione degli strumenti tradizionali come i passaggi di documentazione su carta, le attività manuali ripetitive, ecc.

L’obiettivo è quello di snellire i flussi di lavoro legati ad ambiti molto diversi tra loro, ma tutti funzionali alla corretta gestione aziendale: dalla produzione alla distribuzione, dalla direzione marketing e vendite all’amministrazione, ecc…

Cerchiamo allora di fare chiarezza in merito alla Digitalizzazione dei Processi Aziendali!

DEFINIZIONE

La digitalizzazione dei processi è il percorso di trasformazione delle attività e delle operazioni aziendali da processi manuali o basati su carta a processi basati su tecnologie digitali. L'obiettivo principale è ottimizzare l’efficacia di ogni attività e flusso di lavoro, l'efficienza, l'automazione e l'accessibilità alle informazioni all'interno dell'organizzazione.

In ambito aziendale, con Digital Transformation o Trasformazione Digitale, si intende l’utilizzo di tecnologie e dati digitali finalizzato ad ottimizzare il business, trasformare i processi aziendali e creare un ambiente in cui le informazioni sono al centro del sistema.

Può essere definito come il cambiamento prodotto dall’applicazione efficace e trasversale della tecnologia digitale (con soluzioni diverse in base alle proprie necessità) a tutte le aree e i processi di un’organizzazione, portando quindi anche un cambiamento nel modo di relazionarsi con i diversi stakeholder interni ed esterni.

GLI ATTORI: PERSONE E TECNOLOGIE

La Trasformazione Digitale coinvolge una varietà di attori, tutti con un ruolo specifico e complementare, sia per il processo di adozione e integrazione delle tecnologie digitali all'interno dell'organizzazione, sia per guidare e sostenere il cambiamento verso un ambiente aziendale sempre più digitale.

Diventa fondamentale coinvolgere le persone, i propri collaboratori, che come sempre restano il fattore critico per il successo di un’organizzazione.

Approfondiamo quali sono i principali attori della trasformazione digitale:

  1. Leadership aziendale: La direzione aziendale, tra cui il CEO, i dirigenti e i responsabili di alto livello, svolge un ruolo cruciale nel guidare e sostenere la trasformazione digitale. Essi stabiliscono la visione, gli obiettivi e l'approccio strategico alla digitalizzazione.
  2. Team IT: Il reparto IT è responsabile della selezione, dell'implementazione e della gestione delle soluzioni tecnologiche necessarie per la trasformazione digitale. Questo include l'infrastruttura IT, il software, la sicurezza informatica e tanto altro ancora.
  3. Team di progetto: Questi gruppi, composti da membri di diversi reparti, guidano l'implementazione di progetti specifici di trasformazione digitale. Collaborano nella progettazione, nello sviluppo e nell'esecuzione di nuovi processi digitali.
  4. Dipendenti: Gli impiegati di tutti i livelli sono fondamentali per il successo della trasformazione digitale. Devono adottare nuovi strumenti e processi digitali, partecipare alla formazione e fornire feedback per migliorare continuamente l'implementazione.
  5. Cliente: Nel caso di un'azienda orientata al cliente, il cliente stesso gioca un ruolo importante nella trasformazione digitale. L'obiettivo è migliorare l'esperienza del cliente attraverso soluzioni digitali come servizi online, app e supporto automatizzato.
  6. Fornitori di tecnologia: Questi sono i partner esterni che forniscono le soluzioni tecnologiche necessarie per la trasformazione digitale, come software, hardware, servizi cloud e consulenza tecnologica.

Persone e tecnologie, sono entrambi asset fondamentali nel percorso di evoluzione delle imprese. Per questo la “trasformazione” deve coinvolgere non solo la parte tecnologica dell’azienda, ma implica un ben più profondo cambiamento dell’intera organizzazione.

“Mentre l’enfasi nella trasformazione digitale tende a essere sul lato tecnologico (Mobile, Cloud, AI, IoT, Blockchain, Realtà virtuale e aumentata), le maggiori opportunità risiedono sui fronti del processo e delle persone. L’utilizzo del digitale per ripensare i processi esistenti può offrire vantaggi significativi in termini di velocità ed efficienza nel modello operativo complessivo di un’azienda. Investire nell’aggiornamento delle competenze della forza lavoro esistente e nell’aggiunta di talenti digitali contribuirà ad accelerare la trasformazione digitale in tutta l’azienda, consentendo a una maggior parte della forza lavoro di innovare attorno al business attuale e, allo stesso tempo, incubando nuovi prodotti e modelli di business abilitati digitalmente per il futuro.”
Scott Snyder – Partner di Heidrick Consulting, Senior Fellow

COME - QUANDO - PERCHÉ

Quando l’azienda passa dalla carta alla gestione dei dati in digitale e dalla gestione dei documenti cartacei ai processi e flussi di lavoro automatizzati può annunciare: "Abbiamo digitalizzato”. Ma la trasformazione digitale non si ferma alla mera automazione, quando si digitalizza un processo,

è necessario automatizzare il flusso di lavoro esistente e al contempo migliorarlo.

COME

Ecco come avviare il processo di digitalizzazione:

  • Identificazione dei processi: Identifica i processi aziendali che possono trarre vantaggio dalla digitalizzazione come la gestione delle risorse umane, la produzione, la gestione delle vendite, il supporto clienti, ecc. Focalizzati su quelli che comportano attività manuali, ripetitive o suscettibili di errori.
  • Mappatura e analisi dei flussi di lavoro: Comprendi come funzionano attualmente i processi identificati e individua i punti deboli, i ritardi, le inefficienze e duplicazioni di sforzi o passaggi non necessari. Queste aree possono diventare i punti focali per le ottimizzazioni.
  • Selezione delle soluzioni tecnologiche: La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nella digitalizzazione dei processi aziendali. Scegli le tecnologie e gli strumenti adatti alle tue esigenze e ai nuovi flussi di lavoro. Software di gestione e automazione, strumenti di collaborazione, soluzioni cloud, applicazioni mobili, tecnologie emergenti (IA e IoT) e così via.
  • Progettazione dei flussi di lavoro digitali: Progetta nuovi flussi di lavoro digitali ottimizzati e che riducano le inefficienze individuate. Questo potrebbe coinvolgere la semplificazione dei passaggi, l'automazione di alcune attività e il riallineamento dei ruoli e delle responsabilità.
  • Implementazione graduale: Introduci gradualmente i nuovi flussi di lavoro. Inizia con un processo o un'area di business specifica per testare l'efficacia delle nuove soluzioni. Questo ridurrà al minimo i rischi e renderà più gestibile il processo di adattamento.
  • Formazione del personale: Fornisci formazione ai dipendenti sulle nuove procedure e strumenti. Assicurati che siano a proprio agio nell'utilizzare le nuove tecnologie. Coinvolgi il personale nel processo di trasformazione in modo che possano fornire feedback preziosi.
  • Monitoraggio e ottimizzazione continua: Una volta implementati i nuovi flussi di lavoro, monitora attentamente il loro funzionamento. Raccogli e analizza i dati sulle prestazioni, raccogli feedback dai dipendenti e apporta eventuali miglioramenti ulteriori.
  • Espansione ad altre aree: Una volta che hai affinato il processo di trasformazione iniziale, puoi espandere l'approccio a altri processi e aree aziendali. Utilizza le lezioni apprese dalla prima implementazione per rendere più agevole il processo nelle fasi successive.
  • Adattabilità al cambiamento: Ricorda che le esigenze aziendali cambiano nel tempo, quindi continua a valutare e aggiornare i flussi di lavoro per assicurarti che siano allineati agli obiettivi e alle circostanze aziendali correnti.

QUANDO

La digitalizzazione dei processi può essere intrapresa in qualsiasi momento, anzi, probabilmente sarai anche già un po' in ritardo, ma ci sono alcune situazioni comuni, che stimolano il passaggio, come:

  • Crescita dell'azienda: Quando l'azienda cresce, i processi manuali potrebbero diventare difficili da gestire. La digitalizzazione può migliorare la gestione e la coordinazione.
  • Ristrutturazione: Durante i periodi di ristrutturazione o cambiamenti organizzativi, è un momento propizio per rivisitare e migliorare i processi.
  • Introduzione di nuovi prodotti/servizi: Quando vengono introdotti nuovi prodotti o servizi, potrebbe essere necessario adattare i processi per gestirli in modo efficiente.
  • Cambiamenti normativi: Cambiamenti nelle normative possono richiedere modifiche nei processi. La digitalizzazione può semplificare l'adeguamento alle nuove regole.

PERCHÉ

Trasformare un processo o procedura aziendale in un workflow offre numerosi vantaggi che possono contribuire a migliorare l'efficienza operativa, l'automazione e la gestione complessiva dell'azienda.

Vediamo i principali:

  • Efficienza operativa: I workflow ben progettati definiscono chiaramente i passaggi e le sequenze di attività in un processo. Questo aiuta a eliminare attività inutili, ridurre tempi morti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
  • Automazione: I sistemi di workflow possono automatizzare molte attività ripetitive o manuali. Questo consente al personale di concentrarsi su attività più creative e strategiche, migliorando la produttività complessiva.
  • Standardizzazione: Trasformando i processi in workflow, è possibile standardizzare le attività e garantire che vengano seguiti gli stessi passaggi in modo coerente. Ciò riduce la possibilità di errori umani e migliorando la qualità del lavoro svolto.
  • Tracciabilità e visibilità: I sistemi di workflow consentono di tenere traccia dello stato delle attività in tempo reale. Questo offre maggiore visibilità sui processi in corso e consente di identificare eventuali ritardi o problemi.
  • Controllo e conformità: I workflow consentono di definire chiaramente i ruoli e le responsabilità all'interno di un processo. Questo aiuta a garantire che ogni passaggio venga eseguito da persone autorizzate e nel rispetto delle normative aziendali o di settore.
  • Collaborazione migliorata: I sistemi di workflow spesso includono strumenti di collaborazione integrati. Questo permette ai membri del team di comunicare facilmente, condividere documenti e commenti, migliorando la collaborazione tra reparti e individui.
  • Agilità: Trasformare i processi in workflow rende più facile apportare modifiche o adattarsi a nuove esigenze. I flussi di lavoro possono essere aggiornati e modificati rapidamente, consentendo all'azienda di rimanere flessibile di fronte ai cambiamenti del mercato.
  • Riduzione dei costi: L'automazione e l'ottimizzazione dei processi attraverso i workflow possono ridurre la necessità di risorse umane per compiti manuali e ridurre i costi operativi complessivi.
  • Miglioramento della customer experience: I workflow efficienti consentono di erogare prodotti e servizi ai clienti in modo più rapido ed efficace, migliorando la loro esperienza complessiva con l'azienda.
  • Innovazione: Con processi più efficienti, l'azienda può concentrarsi su nuove idee, sviluppo di prodotti e servizi e trovare nuovi modi per crescere.

IL RUOLO DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

In che modo la tecnologia ha cambiato la gestione documentale? Potremmo rispondere: in tutto e per tutto!

La Trasformazione Digitale nella gestione documentale non si limita alla sola conversione del documento cartaceo in documento digitale. Le aziende infatti hanno completamente trasformato prima i loro sistemi di creazione e poi di archiviazione dei documenti in veri e propri processo di lavoro digitalizzati.

Si può dichiarare con assoluta certezza che uno dei primi step della Digital Transformation sia stata la dematerializzazione dei documenti, fino ad affermare che lo stesso passaggio dalla carta al file informatizzato abbia permesso alle aziende di avviare il proprio processo di digitalizzazione.

I dati e quindi i documenti che li contengono rappresentano da sempre il cuore di un’azienda.

Oggi la mole di informazioni generate dal business e la loro gestione è diventato un aspetto critico che non permette più un approccio di tipo analogico. Questo anche perché nella vita dell’impresa di solito la generazione di un documento ne genera a cascata molti altri che coinvolgono, a seconda del caso, direzioni aziendali differenti: si pensi per esempio a contratti, email, ordini, fatture, preventivi, ddt, ecc…

Come garantire al documento e alle relative informazioni di transitare da un ufficio all’altro, senza rischiare di perdere dati e coinvolgendo in sicurezza tutti gli attori interessati?

Ecco che entra in gioco la digitalizzazione dei processi aziendali!

Quando il documento diventa digitale, allora è indispensabile che diventi digitale l’intera gestione del flusso di attività. Ed è qui che, attraverso l’automazione di cui parlavamo prima, la tecnologia supporta le aziende garantendo sicurezza, efficienza e risparmio.

TIPS AND TRICKS

  • Ricorda che la trasformazione di tutti i processi aziendali in workflow può richiedere tempo, sforzo e risorse significative. È importante pianificare attentamente e coinvolgere il personale chiave per massimizzare il successo del processo di trasformazione.
  • Ecco 4 consigli per la digitalizzazione. 1. ANALYSIS -> analizza i processi di business e definisci quali digitalizzare. 2. TEAM -> scegli un team di esperti, dedicati e qualificati che si occuperanno della trasformazione digitale della tua azienda. 3. AUTOMATION -> digitalizza i processi, dapprima quelli più semplici e poi prosegui ottimizzando quelli chiave. 4. MONITORING -> monitora i nuovi processi, usa le nuove soluzioni e valuta di automatizzare altri flussi.

Moko si è occupata dell'analisi e dello sviluppo di workflow per Brand importanti come Coca-Cola, Fileni, Pirelli, Moncler e multinazionali in ambito medicale e chimico, offrendo servizi di sviluppo e consulenza IT strategici e goal-driven.

Partiamo analizzando l'“as is” dell’ecosistema aziendale e scopriamo insieme il “to be”, come evolvere, innovare e scalare verso soluzioni IT a maggior valore aggiunto.

Alcuni esempi di processi digitalizzati da Moko:

Se questo articolo è stato di tuo interesse, iscriviti alla nostra newsletter su LinkedIn: ogni quindici giorni pubblichiamo tips del mondo della digital trasformation!