HR: DIGITALIZZARE IL FLUSSO DELLE NOTE SPESE

In questa edizione parliamo di "Nota Spese". Trattando di Trasformazione Digitale sono costantemente a contatto con le molteplici aziende che fanno il grande passo verso la digitalizzazione dei processi finalizzata ad aumentare la produttività.

Tuttavia, in Moko, vediamo ogni giorno quanto la gestione delle Note Spese sia un’attività che viene dimenticata nel processo di digitalizzazione. Mentre, tutte le aziende si trovano ad affrontare il tema delle note spese, dai grandi gruppi internazionali, alle PMI e piccole imprese.

Scopri tutto quello che c'è da sapere sul come ottimizzarne la gestione delle Note Spese.

NOTA SPESE: COS'È

Una Nota Spese è l'insieme dei documenti conservati e redatti da un dipendente in cui vengono riportate tutte le spese professionali (costi sostenuti nell'interesse dell'azienda come spese di viaggio, pasto, alloggio, forniture per ufficio, ecc.) sostenute durante un determinato periodo e destinate al rimborso dal datore di lavoro. Utilizzate dai dipendenti per ottenere il rimborso delle spese professionali, le Note Spese vengono validate dai manager e poi registrate dal team di contabilità.

I dipendenti anticipano le spese professionali e poi condividono i giustificativi di spesa in diversi modi (foglio Excel, in una o più buste differenziate per categoria di spesa, ecc.). Tutto questo comporta conservare e organizzare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, approvare, integrare al gestionale contabile, ecc.

MIGLIORA E OTTIMIZZA LE NOTE SPESE

Nell’attuale panorama aziendale, la gestione efficiente, semplificata e automatizzata delle risorse umane è cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione. Le soluzioni software custom per il monitoraggio e la rendicontazione dell’attività dei dipendenti, si sono rivelate strumenti indispensabili per ottimizzare le operazioni HR e migliorare la produttività complessiva. Queste soluzioni rappresentano quindi una risorsa inestimabile per le moderne aziende, ponendosi al centro di una gestione delle risorse umane orientata al futuro.

Se una gestione approssimativa della Nota Spesa resta possibile con un organico ridotto, non appena un'azienda cresce, l'implementazione di un processo di elaborazione affidabile e veloce è essenziale.

Infatti, in assenza di un processo agile:

Nell’era digitale, trattare le Note Spese in modo manuale non ha più senso.

I LIMITI DELLA GESTIONE TRADIZIONALE

Gestire manualmente le Note Spese non è una soluzione duratura. E allora, come risparmiare tempo e gestire più serenamente questa attività?

1) La prima cosa da fare per ridurre i tempi di elaborazione delle Note Spese è analizzare e velocizzare l'operatività del dipendente che richiede il rimborso: suddivisione per tipologia di documento e tipologia di rimborso, calcoli, controlli e lunghe attese per vedere gli importi accreditati in busta paga.

RIDUCI I TEMPI. Oggi la tecnologia ti può supportare con funzionalità che ti permettono di fare tutto questo più velocemente: scansione di scontrini-ricevute-fatture, categorizzazione, inserimento delle destinazioni con calcolo automaticamente della stima di spesa per i km percorsi, saldo provvisorio sempre disponibile, etc.

Le richieste potranno quindi essere controllate, approvate e all'occorrenza esportate. A questo punto tutti i dati sono pronti da inviare a chi prepara la busta paga. Comodo vero?

2) La seconda cosa è focalizzarsi sulle attività di chi gestisce, approva e rimborsa le spese professionali sostenute. Tradizionalmente, molte aziende gestiscono le proprie Note Spese manualmente.

Tuttavia, i limiti di questo metodo intaccano l’efficienza, l’accuratezza e la conformità della gestione delle spese aziendali:

• Inserimento manuale dei dati: il processo di raccolta e inserimento delle informazioni è noioso ed è molto spesso soggetto a errori umani.
• Perdita dei documenti giustificativi: spesso ricevute, scontrini, fatture vengono perse, dimenticate o danneggiate, rendendo il lavoro contabile più complesso.
• Ritardo nell’elaborazione delle spese professionali: i dipendenti presentano tutte le Note Spese contemporaneamente, sovraccaricando i team contabili. L’invio e la convalida subiscono ritardi, così come il rimborso dei dipendenti.
• Aumento del rischio di errori: aumentano i rischi di errori nel calcolo e nella categorizzazione delle spese, causando problemi di conformità e contabilità che possono costare caro in caso di verifica fiscale.
• Mancanza di visibilità: gestire le Note Spese manualmente impedisce di avere una visione d’insieme delle spese aziendali (spese in sospeso, spese in tempo reale, spese per categoria, servizi, ecc.).
• Costi elevati: a seconda delle dimensioni dell’azienda, uno o più dipendenti a tempo pieno devono dedicarsi al trattamento delle Note Spese per più giorni.

Stiamo quindi arrivando al punto:

DIGITALIZZARE IL BUSINESS: NON DIMENTICARE LE NOTE SPESE!

Il passaggio ad una soluzione digitale per la gestione digitale delle Note Spese stima una riduzione del tempo di elaborazione fino a 4 volte più breve. Questi strumenti semplificano e migliorano la gestione delle note spese e sono progettati per:

• Automatizzare le attività manuali e ripetitive
• Ridurre i tempi di elaborazione
• Ridurre gli errori e i tentativi di frode
• Garantire la conformità fiscale
• Fornire visibilità in tempo reale dei flussi finanziari dell’azienda legati ai costi delle note spese.

A questo punto è facile valutare i molteplici vantaggi nell'automatizzare le Note Spese, apportando notevoli miglioramenti alle operazioni aziendali. Li possiamo sintetizzare così:

• efficienza operativa;
• minore rischio di errori;
• 3 trasparenza e controllo finanziario;
• analisi dettagliate;
• riduzione dei costi;
• facilità di integrazione;
• non ultimo miglioramento della produttività.

Gli errori di immissione dei dati sono problemi comuni tra le aziende che gestiscono manualmente le spese aziendali. La digitalizzazione delle Note Spese riduce notevolmente questi rischi, attraverso l'integrazione di funzioni di automazione e verifica come:

• Scansione intelligente: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) garantisce l’integrazione di tutte le informazioni presenti ad es. su uno scontrino a partire da una semplice foto: data, importo, venditore/fornitore, P. IVA, ecc. Basta scattare una foto della ricevuta e il sistema estrae tutte le informazioni per completare la nota spese.
• Motore di calcolo per i rimborsi chilometrici: grazie al collegamento con Google Maps, il dipendente inserisce semplicemente il punto di partenza e quello di arrivo e la soluzione per le note spese può calcolare automaticamente le indennità chilometriche in base al veicolo.
• Verifica predittiva: ogni Nota Spesa può includere un indice di confidenza, che consente di individuare le spese irregolari.
• Applicazione della politica tariffaria e convalida automatica: segmentare le spese per tipologia di dipendente, ad esempio se i vostri team non hanno le stesse autorizzazioni di spesa in base alla loro posizione, o se solo alcune spese che rientrano nella vostra policy.

NON TI BASTA? LEGGI ALTRI VANTAGGI

Riduzione dell’impronta di carbonio: la gestione manuale delle Note Spese spesso implica l’utilizzo di carta, buste e inchiostro per stampare. Per le aziende preoccupate del proprio impatto sull’ambiente, utilizzare una soluzione per la digitalizzazione delle Note Spese è una buona soluzione.

Trasmissione immediata delle spese: i dipendenti possono inviare immediatamente le spese effettuate tramite la soluzione Note Spese, evitando rimbalzi tra contabile, manager e dipendente per correggere gli errori sulla nota. Raccogliendo le spese istantaneamente, si avrà un risparmio di tempo e una condivisione veloce di tutte le informazioni, oltre al rimborso al dipendente con tempi decisamente più rapidi. Questo audit ti darà una visione globale delle spese della tua azienda, per richiamare all'ordine i tuoi dipendenti, se necessario, e correggere le eccedenze.

Analisi del budget e controllo dei costi: grazie alle informazioni sempre disponibili diventa veloce visualizzare l’andamento dei flussi di cassa dell’azienda: l’ideale per l’analisi del budget e il controllo dei costi.

Effettuare la distribuzione delle spese: È infatti importante sapere con precisione quali sono le fonti di spesa e smistarle sui centri di costo corretti.

Ad esempio è possibile registrare i dati legati ad un progetto, ad un cliente o ad un centro di costo specifico:

• Spese classificate per categoria (pasti, viaggi, pernottamenti, ecc.)
• Spese per dipendente o dipartimento
• Spese per progetto
• Consumo di carburante
• Periodo di rimborso

Troppo complicato, dispendioso in termini di tempo, fonte di insoddisfazione. Scegliendo di digitalizzare le Note Spese, potrai alleggerire il reparto contabilità, snellire il processo di elaborazione e accelerare il rimborso dei dipendenti.

COME SCEGLIERE LA GIUSTA SOLUZIONE?

Consapevoli della perdita di tempo che rappresenta la gestione delle note spese in forma cartacea, avete deciso di sfruttare appieno i vantaggi del digitale dotando la vostra azienda di un software di gestione delle note spese. È un’ottima decisione che vi renderà sicuramente più produttivi. Secondo quali criteri scegliere ? Come essere sicuri che un tale investimento darà i suoi frutti ? Questo è lo scopo di Moko, che mira a darvi le chiavi per scegliere una soluzione di gestione digitale delle note spese, perfettamente adatta alle sfide della vostra azienda.

Vuoi sapere come una soluzione per le note spese potrebbe aiutarvi quotidianamente? Abbiamo creato questa landing page per farvi scoprire tutto!

Semplicemente utile. Snellisci la gestione del personale. Comincia oggi contattandoci per una consulenza, siamo qui per ascoltarti!

TIPS and TRICKS

• Perché è fondamentale controllare tutte le spese aziendali? In un contesto economico in continua evoluzione, le aziende devono avere una visione chiara dei propri flussi di cassa e controllarli rigorosamente. Le note spese rappresentano una porzione importante di questi costi e per essere efficaci occorre monitorarli e dotarsi degli strumenti adatti!
• Come può aiutarti una soluzione per la gestione delle note spese? È probabile che quando si parla di "controllo delle spese" non venga subito in mente una soluzione per la gestione delle note spese. Eppure, sappi che potrebbe diventare una vera alleata per migliorare i tuoi processi interni!
• Sviluppa una soluzione per la gestione delle Note Spese. Per garantire un’organizzazione aziendale più efficiente, una maggiore produttività dei dipendenti e una posizione di vantaggio competitivo nel mercato globale è importante ottimizzare la gestione delle spese e migliorate la redditività della vostra attività passando a un’applicazione per le Note Spese!

PERCHÉ MOKO

Le numerose esperienze maturate sul campo e le crescenti richieste del mercato hanno portato alla definizione di questo innovativo gruppo di lavoro. Il team è formato da ingegneri, analisti, sviluppatori con esperienze in applicazioni ed app business industriali, dialogo con sensori e centraline elettroniche.

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