Volantini e banner digitali - Come gestirli al meglio

I volantini sono da sempre considerati lo strumento più efficace per promuovere prodotti, offerte e aumentare la consapevolezza del marchio tra i consumatori.

Flyer e Banner digitali promozionali sono costituiti da immagini, testo e grafiche accattivanti e sono progettati per catturare l'attenzione del pubblico e invogliare all'azione. Possono contenere informazioni sul prodotto, descrizioni, prezzi, offerte speciali, ma anche dati di contatto e link che indirizzano gli utenti al sito web dell'azienda o a una pagina specifica per l'acquisto o per ulteriori informazioni.

Utilizzati come parte di una strategia di marketing per raggiungere un vasto pubblico fisico e online, permettono di aumentare la visibilità del marchio, generare interesse per i prodotti o servizi offerti e informare i consumatori delle promozioni attive.

Chi li utilizza e perché

Sono davvero tanti gli esempi di brand che utilizzano volantini come parte delle loro strategie di marketing.

McDonald's promuove offerte, nuovi prodotti, sconti e promozioni speciali - Ikea presenta i prodotti, offerte e idee di arredamento e come loro Apple, Decathlon, MediaWorld, ecc.

Anche nel settore della Grande Distribuzione Organizzata (GDO), le aziende utilizzano i volantini come strumento di marketing per promuovere i loro prodotti, offerte e interagire con i consumatori nei punti vendita.

Troviamo i Volantini sui punti vendita e li vediamo sugli e-commerce web sotto forma di banner promozionali. Coca-Cola (tramite un tool sviluppato custom da Moko), Nestlé, Barilla, Ferrero, P&G, Danone sono solo alcuni dei brand che sviluppano volantini e banner digitali da includere nei flyer promozionali della GDO. Questa collaborazione consente loro di raggiungere un vasto pubblico attraverso i canali di distribuzione dei rivenditori.

I brand studiano i volantini attraverso strategie di marketing integrate, come la collaborazioni con i rivenditori (es. volantino o e-shop dell'insegna GDO), promozioni a tema (es. eventi stagionali o occasioni speciali), partnership con altri marchi o aziende per promuovere combo di prodotti complementari, coupon/sconti e personalizzazioni regionali (es. prodotti del territorio o offerte rilevanti per quel mercato specifico, per soddisfare le esigenze dei consumatori locali).

Pianificazione, gestione e produzione dei volantini

E' facile immaginare il grande lavoro "dietro le quinte" che comporta stringere accordi con le Insegne, partnership e co-marketing.

Ma ancora più capillare, difficile e oneroso è la gestione di tutti i flussi che regolano il processo di creazione del volantino.

Ed è proprio per la gestione di questi flussi che entra in gioco la digital innovation.

Grazie alla digitalizzazione, sempre più efficacie e integrata, è possibile sfruttare piattaforme e tools dedicati alla gestione di tutto il flusso di creazione, approvazione e messa sul mercato di ogni volantino.

Un altro punto focale è la gestione e l'ottimizzazione del budget.

Report aggiornati in tempo reale, blocchi e restrizioni per extra budget, riutilizzo di materiale già approvato e sviluppato.

Coordinare contenuti, processi, persone

All’interno del progetto di produzione di volantini, cataloghi e brochure, in genere le aziende preferiscono esternalizzare parte delle attività grafiche ad agenzie creative.

Questo fa sì che sia molto sentita la necessità di regolamentare e organizzare i processi esterni ed interni, controllando gli adattamenti, le modifiche apportate, poter monitorare tutti i flussi di gestione delle attività e le procedure che governano la creazione di tali materiali.

Considerando che i volantini generati da un brand e personalizzati per le diverse Insegne sono molteplici, approfondiamo il flusso approvativo di un volantino:

1. Concept e bozza iniziale: Il trade marketing con l'agenzia creativa sviluppa un concept iniziale e una bozza del volantino, tenendo conto degli obiettivi di marketing e delle linee guida del marchio.
2. Revisione interna: La bozza del volantino viene inviata ai responsabili interni dell'azienda, come il reparto marketing, il reparto legale e il reparto di comunicazione. Ogni team o individuo coinvolto fornisce feedback e apporta eventuali modifiche o suggerimenti per migliorare il volantino.
3. Approvazione del management: Una volta completate le revisioni interne, il volantino viene inviato al livello decisionale superiore, come i dirigenti, i responsabili del marchio e i responsabile del budget per l'approvazione finale.
4. Approvazione legale: il volantino viene sottoposto a un controllo legale per verifica che il contenuto del volantino sia conforme alle normative e alle leggi applicabili.
5. Condiviso con la Forza Vendita: Passati tutti gli step di approvazione il nuovo volantino viene messo a disposizione della FV per la virilizzazione sul mercato. A fronte di personalizzazioni il loop approvativo deve essere ripercorso.
6. Produzione e distribuzione: Il volantino viene inviato all'agenzia di stampa dei volantini e finalmente immesso sul mercato.

I flussi approvativi variano da un'azienda all'altra in base dalla complessità e dalla dimensione dell'organizzazione.

Trade e forza vendita: gli step di creazione del volantino

La Forza Vendita o il Trade Marketing, nel proporre i Volantini al mercato, ha la necessità di gestire tutte le informazioni di ogni volantino, come anagrafiche dei punti vendita, materiali di stampa, utenti, costi, date di validità delle offerte, ecc.

Un strumento che permetta tutti gli step necessari risulta quindi davvero utile.

Pianificazione volantini

• Visualizzazione clienti
• Selezione prodotti
• Inserimento dati
• Opzioni modifica custom
• Verifica pianificazioni
• Download pianificazioni

Ricerca e personalizzazione volantini

• Scelta tipologia
• Scelta prodotti
• Selezione da catalogo
• Scelta cliente
• Ulteriori personalizzazioni

Gestione volantini

• Assegnazione agenzia creativa e stampa
• Approvazioni interne
• Approvazione cliente
• Consegna
• Reportistica
• Altre opzioni custom

Perché un tool custom dedicato

L'utilizzo di un tool appositamente progettato per le attività di pianificazione e la gestione dei volantini offre diversi vantaggi significativi e diventa un punto di riferimento per la Forza Vendita riguardo la produzione e pianificazione dei Volantini.

Permette infatti di semplificare la richiesta dei Volantini Promo e di ridurre il workflow della gestione e creazione dei Volantini. In più facilita la visualizzazione e valorizzare dei volantini già sviluppati da altri colleghi abbattendo sensibilmente i costi di produzione e permette di avere Report mirati sui volantini prodotti e/o scaricati.

Complessivamente, utilizzare un tool dedicato per la pianificazione e la gestione dei volantini consente di migliorare l'efficienza operativa, ottimizzare la collaborazione, garantire la coerenza e migliorare la qualità dei volantini prodotti.

1. Centralizzazione delle informazioni: consente di avere tutte le informazioni pertinenti in un'unica piattaforma. Puoi archiviare i dettagli dei progetti, le risorse, le versioni, i feedback e altre informazioni necessarie per la creazione e la produzione dei volantini, semplificando così il processo di gestione.
2. Collaborazione semplificata: permette di condividere i progetti, assegnare compiti, monitorare lo stato di avanzamento e inviare feedback direttamente attraverso il tool, consentono una collaborazione agevolata tra i membri del team e le parti interessate coinvolte nel processo.
3. Organizzazione e tracciabilità: un tool apposito offre strumenti per organizzare e tenere traccia dei volantini in modo più efficiente. Puoi pianificare le attività, impostare scadenze, visualizzare il calendario di lavoro e monitorare il progresso dei progetti, consentendo un controllo migliore sul processo di creazione e produzione dei volantini.
4. Gestione delle risorse e del budget: consente di gestire risorse e budget in modo più efficace. Puoi assegnare i compiti ai membri del team, tenere traccia delle loro disponibilità, gestire i file e i materiali di progetto in un unico posto, semplificando così l'allocazione delle risorse necessarie per la realizzazione dei volantini.
5. Versionamento e revisione: è possibile tenere traccia delle diverse versioni dei volantini, accedere alle revisioni precedenti e gestire i commenti e i feedback in modo più strutturato, migliorando così il flusso di lavoro e la qualità finale dei volantini.
6. Automazione dei processi: Alcuni tool offrono funzionalità di automazione che semplificano i processi ripetitivi. Ad esempio, puoi creare template predefiniti, automatizzare la generazione dei volantini in base a dati specifici o programmare l'invio delle versioni finali ai fornitori per la stampa.

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