La tua azienda viaggia su WhatsApp (e non è una buona notizia)

Esiste un'azienda parallela a quella che vedete nei report ufficiali. Nell'azienda ufficiale, i processi sono lineari: l'ordine viene inserito nel CRM, la produzione lo prende in carico dal MES, la logistica lo evade dal WMS. Tutto tracciato, tutto archiviato.

Poi c'è la realtà. Nella realtà, il commerciale è dal cliente e ha bisogno di sapere subito se quel pezzo è disponibile. Accedere al CRM da mobile è un'impresa: serve la VPN, la password è scaduta, l'interfaccia non si adatta allo schermo. Cosa fa? Apre WhatsApp, scrive nel gruppo "Magazzino" e chiede a Mario: "Ce l'abbiamo il codice X?". Mario risponde con una foto dello scaffale: "Sì, eccolo".

Problema risolto in 30 secondi con efficienza massima. Ma per l'azienda, quel flusso di informazioni non è mai esistito.

Il fenomeno "Shadow IT"

Questo fenomeno si chiama Shadow IT (informatica ombra). È l'insieme di software, app e chat che i dipendenti usano per lavorare senza che il dipartimento IT lo sappia o lo approvi. Il motivo per cui dilaga non è la negligenza dei dipendenti. Al contrario: è la loro voglia di essere produttivi nonostante gli strumenti aziendali.

L'essere umano cerca sempre la via di minor resistenza. Se per segnalare un guasto tramite il software ufficiale servono 12 click, 3 schermate e 5 minuti di tempo, mentre per mandare una foto su WhatsApp ci vogliono 10 secondi, WhatsApp vincerà sempre.

I rischi di un'azienda "chattata"

Sebbene l'intento sia buono, i rischi sono enormi:

1. Amnesia dei dati: Le informazioni restano chiuse nel telefono di Mario. Se Mario cambia lavoro o cancella la chat, lo storico delle decisioni sparisce con lui.
2. Sicurezza e Privacy: Dati sensibili, prezzi e progetti viaggiano su server non controllati dall'azienda, mescolati alle foto delle vacanze e ai gruppi del calcetto.
3. Processi non scalabili: Il dato presente in quella chat non finirà mai nelle statistiche di vendita o nelle previsioni di magazzino.

La soluzione è competere

Molte aziende reagiscono provando a fare i "poliziotti": vietano l'uso dei cellulari personali o bloccano i social. Storicamente, è una battaglia persa. La gente troverà sempre un modo per aggirare l'ostacolo se l'ostacolo impedisce di lavorare bene.

La vera soluzione, quella che applichiamo in Moko quando progettiamo software custom, è la competizione sulla User Experience. Dobbiamo dare ai dipendenti uno strumento ufficiale che sia facile quanto WhatsApp.

Se creiamo un'app aziendale dove l'agente può scattare una foto, dettare una nota vocale e vedere la giacenza con un tap, non avrà più motivo di usare la chat privata. L'obiettivo è portare la consumer experience (quella a cui siamo abituati con Instagram, Amazon o Telegram) dentro i processi business.

Solo quando lo strumento giusto diventa anche il più comodo da usare, l'azienda parallela smette di esistere e i dati tornano a casa.