Blueprint: la mappa della soluzione

La Blueprint è un documento di Analisi che ha lo scopo di descrivere il processo di realizzazione della Soluzione da implementare.

La blueprint è un elemento fondamentale per lo sviluppo di un programma; per questo è uno degli elementi chiave del Programme Management e in particolare della Best Practice di Moko.

In questo articolo esploreremo l'importanza della Blueprint e andremo ad approfondire i punti focali su cui concentrarsi durante il percorso di digitaltransformation della tua azienda.

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DIGITAL TRANSFORMATION ASSESSMENT

Come abbiamo potuto approfondire in questo articolo una "Digital Transformation Assessment" è un'analisi condotta per valutare il grado di maturità digitale di un'organizzazione. Questo processo coinvolge l'analisi di vari aspetti dell'organizzazione, tra cui i processi aziendali, la tecnologia utilizzata, le competenze del personale e la cultura organizzativa, al fine di identificare punti di forza, aree di debolezza e opportunità di miglioramento.

L'obiettivo principale di un Digital Transformation Assessment è di aiutare l'organizzazione a comprendere dove si trova nel suo percorso di trasformazione digitale e quale sia la direzione migliore da seguire per raggiungere gli obiettivi aziendali attraverso l'utilizzo efficace delle tecnologie digitali.

E' necessario:

1. mantenere monitorati i risultati e i progressi, di questo punto ne parleremo in un articolo dedicato
2. pianificare delle sessioni di analisi più mirate e puntuali sullo sviluppo dei singoli tool a supporto di tutta la strategia di digitalizzazione.

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ASSESSMENT PER LO SVILUPPO NUOVE SOLUZIONI

Durante un processo di Assessment per la Trasformazione Digitale, oltre ad avere una fotografia della maturità digitale aziendale, si valutano le nuove integrazioni, gli sviluppi da effettuare, le aree che sarà più urgente digitalizzare.

Per ogni sviluppo che si decide di attivare, è essenziale condurre un'analisi dettagliata per garantire che le integrazioni aggiuntive siano allineate agli obiettivi aziendali e contribuiscano al successo complessivo del progetto.

Il percorso di analisi che precede lo sviluppo di una nuova piattaforma digitale, permette di definire in modo dettagliato, in forma scritta e grafica e per area di competenza, tutti i processi di business per avere una visione chiara di quali sono i requisiti di produttività, i lavori necessari, gli obiettivi e i risultati attesi del progetto.

Il percorso di analisi e redazione di un documento di Blueprint, prima dello sviluppo di una piattaforma digitale, è estremamente importante e può avere un impatto significativo sul successo del progetto nel lungo termine.

Permette di concentrarsi ed evidenziare cosa e come funziona e cosa, invece, è di ostacolo e deve essere rimodellato.

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ECCO PERCHE è COsì IMPORTANTE

L’attività di mappatura di una Soluzione, si prefigge di includere sia la prospettiva delle varie tipologie di utenti che si interfacceranno con la piattaforma, sia le caratteristiche infrastrutturali necessarie al sistema per il suo funzionamento, permette di avere uno sguardo d’insieme sulla soluzione e sulle attività necessarie a renderlo operativo.

Per strutturare una Blueprint è necessario analizzare le attività compiute dagli utenti coinvolti da quando inizia il processo fino a quando si conclude. Diventa quindi un momento cruciale per far sì che tutti gli attori coinvolti abbiano una visione condivisa di quali siano le fasi del processo e di come renderlo più fluido, rimuovendo eventuali ostacoli ed accogliendo con una predisposizione migliore i cambiamenti del flusso di lavoro che l'introduzione di una soluzione digitale comporterà.

Per ciascuna delle attività, vengono mappate le differenti ramificazioni che il flusso deve gestire, definendo i requisiti tecnici da rispettare per garantire la giusta risposta tecnico-funzionale.

Le componenti essenziali sono:

• le azioni degli utenti lato FrontEnd (front-office);
• le azioni del BackEnd (back-office);
• mappare tutti i flussi e i processi.

La differenza tra azioni frontend e azioni backend sono molteplici ed entrambe hanno dei requisiti e flussi da mappare e governare.

Al termine dell’attività di mappatura, si ottiene una mappa sia descrittiva che visuale della soluzione digitale nella sua totalità e costituirà uno strumento operativo utile a tutti gli attori coinvolti nel sistema. Questo tipo di mappatura permette di avere una visione generale del servizio, identificando le interazioni tra i diversi piani.

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BLUEPRINT: DA DOVE INCOMINCIARE

Un'analisi dettagliata è essenziale per valutare le nuove integrazioni durante un processo di trasformazione digitale. Investire tempo ed energie in questa fase può aiutare a garantire che le integrazioni aggiuntive siano allineate agli obiettivi aziendali e contribuiscano al successo complessivo del progetto. Guardiamo tutti gli aspetti da tenere in considerazione:

1. Chiarezza degli obiettivi

• Definizione esigenze e requisiti: Anche se il team è convinto di conoscere già le proprie esigenze, l'analisi può portare alla luce dettagli o aspetti che potrebbero essere stati trascurati o non pienamente compresi. L'analisi aiuta a comprendere appieno i bisogni, i requisiti, i problemi specifici e le aspettative degli stakeholder. Permette di migliorare l'efficienza operativa, ottimizzare il flusso di lavoro, migliorare l'esperienza del cliente o supportare nuove iniziative di business. Questo passaggio è essenziale per garantire che il risultato finale soddisfi le necessità e le aspettative di coloro che utilizzeranno la soluzione digitale.
• Identificare le soluzioni appropriate: L'analisi consente di identificare le soluzioni digitali più appropriate per soddisfare le esigenze del flusso di lavoro specifico. Questo potrebbe includere l'identificazione di software aziendale esistente, lo sviluppo di applicazioni personalizzate o l'implementazione di tecnologie di automazione dei processi.

2. Comprendere le esigenze degli utenti:

• Coinvolgere gli interessati: E' strategico includere nel percorso di analisi rappresentanti dei dipartimenti IT, operativi, finanziari e di sicurezza, nonché gli utenti finali che saranno influenzati dalle nuove integrazioni. Un'analisi dettagliata permette di comprendere le esigenze e le aspettative degli utenti finali della piattaforma, consentendo di progettare un'esperienza utente ottimale e migliorando l'adozione e l'efficacia della piattaforma.
• Pianificare e gestire il cambiamento: Pianificare un adeguato processo di gestione del cambiamento per facilitare l'adozione e l'implementazione delle nuove integrazioni da parte degli utenti finali. Comunicare in modo trasparente gli obiettivi, i benefici e le implicazioni delle nuove integrazioni per garantire un'adozione efficace.

3. Identificare requisiti tecnici:

• Valutazione delle tecnologie: L'analisi del contesto tecnologico aiuta a identificare le tecnologie e le piattaforme più appropriate per sviluppare la piattaforma digitale. Prevede la definizione dei requisiti funzionali e non funzionali, l'architettura del sistema, l'interfaccia utente e altri aspetti chiave del processo di sviluppo. Questo assicura che la soluzione sia robusta, scalabile e sostenibile nel lungo termine.
• Valutare l'architettura esistente: Valutare l'architettura tecnologica esistente dell'azienda per comprendere come le nuove integrazioni si inseriranno nel contesto esistente. Questo aiuterà a identificare eventuali conflitti o sfide tecniche che potrebbero sorgere durante l'implementazione delle nuove integrazioni e la capacità di scalare per supportare le future esigenze aziendali. È importante assicurarsi che le integrazioni siano flessibili e in grado di adattarsi ai cambiamenti nel tempo.
• Considerare la sicurezza e la conformità: Valutare gli aspetti relativi alla sicurezza e alla conformità delle nuove integrazioni, specialmente se coinvolgono lo scambio di dati sensibili o personali. È importante garantire che le integrazioni rispettino le normative e gli standard di sicurezza aziendali.

4. Minimizzare i rischi:

• Identificazione dei rischi: Un'analisi approfondita consente di identificare potenziali rischi e sfide che potrebbero emergere durante lo sviluppo e l'implementazione della piattaforma. Ciò consente di adottare misure preventive e di mitigazione per ridurre al minimo il rischio di fallimento del progetto.
• Riduzione dei rischi: Durante l'analisi, è possibile identificare e mitigare i rischi potenziali associati alla digitalizzazione del flusso di lavoro, legati alla sicurezza delle informazioni, alla compatibilità dei sistemi, alla resistenza al cambiamento degli utenti, e altri fattori. Senza un'adeguata analisi diventa difficile identificare e mitigare i rischi associati al progetto, che siano tecnici, operativi, di sicurezza o di conformità.

5. Efficienza nello sviluppo:

• Pianificazione dettagliata: Una blueprint ben definita fornisce una guida chiara per lo sviluppo della piattaforma digitale, riducendo il rischio di cambiamenti o revisioni durante le fasi di sviluppo. Questo porta a una maggiore efficienza e riduce i costi complessivi del progetto.
• Massimizzare il valore aggiunto: Un'analisi accurata può aiutare a massimizzare il valore aggiunto del progetto identificando le opportunità per l'innovazione, l'ottimizzazione dei processi e il miglioramento delle prestazioni complessive.

6. Miglior controllo di budget e tempistiche:

• Previsione delle risorse: Attraverso un'analisi dettagliata, è possibile prevedere con maggiore accuratezza le risorse necessarie, inclusi tempo e budget, per lo sviluppo e l'implementazione della piattaforma. Questo aiuta a evitare sorprese durante il processo e a garantire che il progetto rimanga allineato con le aspettative.
• Risparmio di tempo e denaro a lungo termine: Investire tempo ed energie in un'analisi completa può risparmiare tempo e denaro a lungo termine. Risolvere problemi o implementare correzioni durante le fasi iniziali del progetto è molto più economico che farlo in seguito, quando potrebbero essersi già verificati problemi o errori costosi.

7. Monitoraggio e implementazioni:

• Monitoraggio e valutazione dei risultati: Utilizzare indicatori di prestazione chiave (KPI) per monitorare l'efficacia delle soluzioni digitali implementate nel migliorare il flusso di lavoro. Questi KPI potrebbero includere tempi di ciclo ridotti, aumento della produttività, riduzione degli errori, o altri risultati misurabili. Sulla base dei risultati del monitoraggio, apportare eventuali aggiustamenti alle soluzioni digitali implementate per massimizzarne l'efficacia e allineare i risultati con gli obiettivi aziendali.
• Continua revisione e miglioramento: La digitalizzazione del flusso di lavoro è un processo continuo. Mantenere un ciclo di miglioramento continuo attraverso monitoraggio costante, feedback degli utenti e aggiornamenti tecnologici per assicurare che il flusso di lavoro rimanga ottimizzato nel tempo.

Il percorso di analisi e redazione di una blueprint prima dello sviluppo di una piattaforma digitale è fondamentale per garantire il successo del progetto, migliorando la chiarezza degli obiettivi, comprendendo le esigenze degli utenti, identificando i requisiti tecnici, minimizzando i rischi, migliorando l'efficienza nello sviluppo e mantenendo il controllo di budget e tempistiche.

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